--- title: Política de retenção, exportação e exclusão description: Prazos de armazenamento, saída do PMS, exportação, exclusão de dados ativos e exceções legais. slug: retencao-de-dados version: 2026-10-13-v1 updatedAt: "2026-10-13" status: published --- ## 1. O que significa armazenar dados no PMS Esta política integra os [Termos de uso](/termos), o [Acordo de tratamento](/tratamento-de-dados) e a [Política de privacidade](/privacidade). Seu responsável é o fornecedor do Estadaria, **Lucas Henrique da Silva Malta, CPF 048.393.731-24**, Av. Araucárias, 4400, Brasília, DF, Brasil. Canal: **[suporte@estadaria.com](mailto:suporte@estadaria.com)**. O Estadaria pode armazenar os dados necessários à prestação do PMS segundo as instruções lícitas do hotel e uma base legal aplicável. **Não é preciso ser proprietário dos dados para armazená-los**: a atuação como operador é regulada pelo contrato e pela LGPD. Essa permissão não autoriza conservação ilimitada, venda, publicidade ou treino de inteligência artificial com a operação do Cliente. Os direitos sobre o conteúdo operacional continuam com o Cliente, respeitados os direitos das pessoas sobre seus dados. O hotel deve definir a necessidade de cada informação, seus prazos durante a relação ativa e suas obrigações próprias. O Estadaria deve apoiar instruções de minimização e não impor “guardar tudo para sempre” como requisito do PMS. ## 2. Prazos e marcos Os prazos abaixo são limites e regras contratuais da versão 1 vigente, não uma afirmação de que todo dado é legalmente obrigado a permanecer por esse tempo. Prazo máximo não impede exclusão anterior quando a finalidade terminar, houver instrução válida ou exigência legal. Uma obrigação específica ou ordem válida poderá alterar apenas o conjunto afetado, com justificativa registrada. | Categoria | Prazo padrão e início da contagem | Destino ao final | | -------------------------------------------------------------------------------------------- | -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | Dados operacionais, hóspedes, reservas, contas e auditoria da operação | Durante o contrato e a necessidade lícita definida pelo hotel, com revisões de minimização; após o término efetivo, janela de saída de 90 dias corridos | Eliminação ou anonimização efetiva da base ativa em até 30 dias após a janela; exceções restritas e documentadas | | Pedido válido de exclusão antecipada da base ou de conjunto de dados | Execução ativa em até 30 dias corridos do recebimento de instrução válida e verificação proporcional, ou antes se o prazo legal aplicável exigir | Eliminação, anonimização ou bloqueio cabível; comunicar o motivo e o escopo de eventual retenção parcial | | Registros de acesso a aplicações: IP, data/hora e informação adicional legalmente necessária | 6 meses de cada acesso quando incidente o art. 15 do Marco Civil; preservar por prazo específico se houver requisição ou ordem válida | Eliminar ao fim da necessidade; a obrigação não se estende automaticamente a toda a base de hóspedes | | Evidências mínimas de contratação, aceite, cobrança e cancelamento | Durante a relação e, como regra de revisão, até 5 anos do encerramento ou quitação; ajustar marco e prazo a obrigação fiscal, pretensão ou processo específico | Eliminar após revisão; conservar apenas documentos e campos necessários, com justificativa para qualquer extensão | | Atendimentos ordinários de suporte | Até 24 meses após o encerramento do chamado, reduzindo anexos e dados de hóspedes assim que deixarem de ser necessários | Eliminar ou anonimizar; caso convertido em litígio ou incidente recebe regra específica | | Contatos comerciais sem contratação | Até 12 meses após a última interação pertinente ou retirada da autorização, se anterior e não houver outra base válida | Eliminar; não renovar a contagem apenas por envio automático de publicidade | | Cadastro de contratação abandonada ou não concluída | Até 90 dias da última iniciativa efetiva do interessado, ressalvados pagamento pendente e controvérsia concreta | Eliminar dados desnecessários; se houver conta com outro vínculo, conservar só o que aquele vínculo justificar | | Registros de incidentes de segurança | Pelo menos 5 anos da data de registro, conforme a Resolução ANPD nº 15/2024, com revisão ao fim e obrigações adicionais específicas | Eliminar o que não tiver fundamento remanescente; evidência mínima, sem cópia indiscriminada de hóspedes | | Dados e pendências offline em dispositivo autorizado | Enquanto necessários à função local, sujeitos à limpeza ao sair da conta e a orientações de sincronização e exclusão | Limpeza local e gestão pelo Cliente; expiração da autorização offline não é prova de eliminação física | Os prazos de 90 e 30 dias são escolhas contratuais aprovadas para saída e execução, respectivamente; não foram impostos genericamente pela LGPD. No fluxo padrão sem exceção, a eliminação ativa ocorrerá até o dia 120 após o término. Pedido antecipado reduz esse calendário. ## 3. Cancelamento e saída Cancelar a renovação interrompe ciclos futuros, mas não apaga imediatamente dados. A janela de saída começa no **término efetivo do serviço**, normalmente o final do período pago, e não na data do pedido de cancelamento. Restrições de escrita por inadimplência não devem produzir guarda indefinida; o encerramento e seu marco serão comunicados. Durante **90 dias corridos**, o responsável autorizado terá leitura e exportação dos dados existentes, sem novas alterações após o término. Se o acesso pelo PMS não for tecnicamente possível, o Estadaria deverá disponibilizar canal seguro equivalente. O Cliente deve conferir seus arquivos e planejar a migração. Exportação ordinária e atendimento de direitos não dependem de quitar dívida. Será enviado aviso ao contato administrativo com antecedência mínima de **15 dias** da data programada de eliminação ativa. Falha de entrega conhecida deve ser tratada por meio alternativo razoável; o aviso não cria renovação, nova cobrança ou armazenamento permanente. Prorrogação de guarda necessita prazo, finalidade e condições documentadas e não pode ser presumida pela inércia. ## 4. O que a exportação entrega O Cliente pode solicitar exportação ordinária pelo canal desta política, com verificação de poderes e escopo por rede ou propriedade. Dados tabulares serão entregues em **CSV ou JSON**, com identificação suficiente para relacionar hóspedes, reservas e registros financeiros; arquivos anexados disponíveis serão incluídos ou oferecidos por meio seguro separado. A forma exata será informada ao solicitante. O prazo contratual de entrega é de até **15 dias corridos**, sem prejuízo de prazo legal menor para pedidos de titulares. Relatórios em PDF não substituem a exportação estruturada da base quando esta for solicitada. A entrega não inclui senhas, chaves de integração, código-fonte, dados de outras redes ou dados que o solicitante não tenha direito de receber. Registros mantidos por controlador independente devem ser solicitados também a ele quando não estiverem sob nosso controle. A exportação padrão não tem taxa específica. Transformações especiais e migrações assistidas podem exigir orçamento separado, sem impedir a entrega ordinária. Arquivos serão transmitidos por meio protegido; cópias temporárias de entrega e seus links serão removidos em até **30 dias da disponibilização**, com orientação para download seguro. O Cliente assume a proteção da cópia que receber, sem afastar a segurança da entrega pelo Estadaria. ## 5. Se um Cliente ou titular pedir exclusão O Estadaria registrará o pedido, verificará proporcionalmente identidade e autoridade, esclarecerá seu alcance e identificará se envolve dados do próprio solicitante, um usuário ou a base da propriedade. Uma conta de funcionário ou um pedido de hóspede não autoriza apagar toda a rede. Quando atuar como operador, o Estadaria executará a instrução legítima do controlador e auxiliará no atendimento dos titulares, sem executar ordens manifestamente ilícitas. Uma instrução de eliminação completa pode tornar inviável continuar prestando o PMS e exige confirmação clara do escopo e do encerramento, sem criar obstáculos artificiais. O Cliente será informado da irreversibilidade da eliminação ativa e poderá pedir exportação antes, mas a exportação ou o período de 90 dias não serão impostos como condição para exercer um direito válido. Revogação de consentimento interrompe o tratamento baseado naquele consentimento, preservando apenas o que tiver fundamento independente válido. Dados desnecessários, excessivos ou tratados ilegalmente deverão ser eliminados, anonimizados ou bloqueados conforme a lei. Confirmação e acesso simplificados ou completos seguem seus prazos legais próprios; o prazo operacional de 30 dias para exclusão não amplia prazos legais de resposta e não permite manter uso desnecessário enquanto se aguarda a remoção. Ao concluir, será fornecida confirmação com conjuntos tratados, data da eliminação ativa e eventual retenção parcial, com fundamento e data de revisão. Exclusão também deve alcançar anexos, índices, filas, cópias temporárias, caches e prestadores pertinentes, conforme a possibilidade técnica e o dever legal. Reabrir contrato depois da eliminação não garante recuperar os dados. ## 6. Conservação excepcional A LGPD admite hipóteses específicas de conservação após o término; nem o contrato nem o rótulo “interesse legítimo” autorizam guardar indiscriminadamente dados cuja finalidade acabou. Obrigações legais ou regulatórias, ordens válidas e exercício regular de direitos em questão concreta devem ter avaliação própria, escopo mínimo, acesso restrito, prazo e revisão. Uso exclusivo posterior nos termos do art. 16, IV, pressupõe anonimização e vedação de acesso por terceiro. Dados pseudonimizados continuam sujeitos à LGPD. O Estadaria pode precisar conservar seus comprovantes de assinatura, registros de acesso legalmente exigidos e evidências mínimas de controvérsia ou incidente; isso não equivale a conservar todos os hóspedes. O hotel deve identificar e conservar suas próprias evidências fiscais e de hospedagem conforme as normas aplicáveis, mediante exportação ou serviço de arquivo expressamente definido. Não existe, nesta política, prazo legal universal de 5 anos para toda a FNRH ou para todas as cópias de documentos. Retenção por litígio deve delimitar registros, fundamento, responsável, início e critério de liberação. Cessada a causa, a eliminação deverá ser retomada em até 30 dias, salvo prazo menor aplicável. Se uma lei proibir informar determinada preservação, a restrição de comunicação será documentada internamente. ## 7. Dispositivos e terceiros Dispositivos desconectados não podem ser apagados remotamente com garantia absoluta. O Cliente deve instruir seus usuários a sincronizar ou resolver pendências, sair da conta e limpar o armazenamento local pertinente, sem destruir registros que ainda precisem de transferência. Exportações e cópias feitas pelo Cliente ou outro controlador independente seguem a política e a responsabilidade daquele agente. O Estadaria deve informar e acionar seus próprios operadores para replicar correções, bloqueios e eliminações exigidos. ## 8. Fontes Esta política considera os arts. 15, 16, 18, 19, 37, 39 e 46 da [LGPD](https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2015-2018/2018/lei/l13709.htm), o [Marco Civil](https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2011-2014/2014/lei/l12965.htm), seu [regulamento](https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2015-2018/2016/decreto/d8771.htm), a [alteração de 2026](https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2023-2026/2026/decreto/d12975.htm) e as [regras de registro de incidentes](https://www.gov.br/anpd/pt-br/canais_atendimento/agente-de-tratamento/comunicado-de-incidente-de-seguranca-cis). A guarda de IP deve considerar a porta lógica de origem quando necessária nos termos da norma aplicável.