1. O que significa armazenar dados no PMS
Esta política integra os Termos de uso, o Acordo de tratamento e a Política de privacidade. Seu responsável é o fornecedor do Estadaria, Lucas Henrique da Silva Malta, CPF 048.393.731-24, Av. Araucárias, 4400, Brasília, DF, Brasil. Canal: [email protected].
O Estadaria pode armazenar os dados necessários à prestação do PMS segundo as instruções lícitas do hotel e uma base legal aplicável. Não é preciso ser proprietário dos dados para armazená-los: a atuação como operador é regulada pelo contrato e pela LGPD. Essa permissão não autoriza conservação ilimitada, venda, publicidade ou treino de inteligência artificial com a operação do Cliente.
Os direitos sobre o conteúdo operacional continuam com o Cliente, respeitados os direitos das pessoas sobre seus dados. O hotel deve definir a necessidade de cada informação, seus prazos durante a relação ativa e suas obrigações próprias. O Estadaria deve apoiar instruções de minimização e não impor “guardar tudo para sempre” como requisito do PMS.
2. Prazos e marcos
Os prazos abaixo são limites e regras contratuais da versão 1 vigente, não uma afirmação de que todo dado é legalmente obrigado a permanecer por esse tempo. Prazo máximo não impede exclusão anterior quando a finalidade terminar, houver instrução válida ou exigência legal. Uma obrigação específica ou ordem válida poderá alterar apenas o conjunto afetado, com justificativa registrada.
| Categoria | Prazo padrão e início da contagem | Destino ao final |
|---|---|---|
| Dados operacionais, hóspedes, reservas, contas e auditoria da operação | Durante o contrato e a necessidade lícita definida pelo hotel, com revisões de minimização; após o término efetivo, janela de saída de 90 dias corridos | Eliminação ou anonimização efetiva da base ativa em até 30 dias após a janela; exceções restritas e documentadas |
| Pedido válido de exclusão antecipada da base ou de conjunto de dados | Execução ativa em até 30 dias corridos do recebimento de instrução válida e verificação proporcional, ou antes se o prazo legal aplicável exigir | Eliminação, anonimização ou bloqueio cabível; comunicar o motivo e o escopo de eventual retenção parcial |
| Registros de acesso a aplicações: IP, data/hora e informação adicional legalmente necessária | 6 meses de cada acesso quando incidente o art. 15 do Marco Civil; preservar por prazo específico se houver requisição ou ordem válida | Eliminar ao fim da necessidade; a obrigação não se estende automaticamente a toda a base de hóspedes |
| Evidências mínimas de contratação, aceite, cobrança e cancelamento | Durante a relação e, como regra de revisão, até 5 anos do encerramento ou quitação; ajustar marco e prazo a obrigação fiscal, pretensão ou processo específico | Eliminar após revisão; conservar apenas documentos e campos necessários, com justificativa para qualquer extensão |
| Atendimentos ordinários de suporte | Até 24 meses após o encerramento do chamado, reduzindo anexos e dados de hóspedes assim que deixarem de ser necessários | Eliminar ou anonimizar; caso convertido em litígio ou incidente recebe regra específica |
| Contatos comerciais sem contratação | Até 12 meses após a última interação pertinente ou retirada da autorização, se anterior e não houver outra base válida | Eliminar; não renovar a contagem apenas por envio automático de publicidade |
| Cadastro de contratação abandonada ou não concluída | Até 90 dias da última iniciativa efetiva do interessado, ressalvados pagamento pendente e controvérsia concreta | Eliminar dados desnecessários; se houver conta com outro vínculo, conservar só o que aquele vínculo justificar |
| Registros de incidentes de segurança | Pelo menos 5 anos da data de registro, conforme a Resolução ANPD nº 15/2024, com revisão ao fim e obrigações adicionais específicas | Eliminar o que não tiver fundamento remanescente; evidência mínima, sem cópia indiscriminada de hóspedes |
| Dados e pendências offline em dispositivo autorizado | Enquanto necessários à função local, sujeitos à limpeza ao sair da conta e a orientações de sincronização e exclusão | Limpeza local e gestão pelo Cliente; expiração da autorização offline não é prova de eliminação física |
Os prazos de 90 e 30 dias são escolhas contratuais aprovadas para saída e execução, respectivamente; não foram impostos genericamente pela LGPD. No fluxo padrão sem exceção, a eliminação ativa ocorrerá até o dia 120 após o término. Pedido antecipado reduz esse calendário.
3. Cancelamento e saída
Cancelar a renovação interrompe ciclos futuros, mas não apaga imediatamente dados. A janela de saída começa no término efetivo do serviço, normalmente o final do período pago, e não na data do pedido de cancelamento. Restrições de escrita por inadimplência não devem produzir guarda indefinida; o encerramento e seu marco serão comunicados.
Durante 90 dias corridos, o responsável autorizado terá leitura e exportação dos dados existentes, sem novas alterações após o término. Se o acesso pelo PMS não for tecnicamente possível, o Estadaria deverá disponibilizar canal seguro equivalente. O Cliente deve conferir seus arquivos e planejar a migração. Exportação ordinária e atendimento de direitos não dependem de quitar dívida.
Será enviado aviso ao contato administrativo com antecedência mínima de 15 dias da data programada de eliminação ativa. Falha de entrega conhecida deve ser tratada por meio alternativo razoável; o aviso não cria renovação, nova cobrança ou armazenamento permanente. Prorrogação de guarda necessita prazo, finalidade e condições documentadas e não pode ser presumida pela inércia.
4. O que a exportação entrega
O Cliente pode solicitar exportação ordinária pelo canal desta política, com verificação de poderes e escopo por rede ou propriedade. Dados tabulares serão entregues em CSV ou JSON, com identificação suficiente para relacionar hóspedes, reservas e registros financeiros; arquivos anexados disponíveis serão incluídos ou oferecidos por meio seguro separado. A forma exata será informada ao solicitante. O prazo contratual de entrega é de até 15 dias corridos, sem prejuízo de prazo legal menor para pedidos de titulares.
Relatórios em PDF não substituem a exportação estruturada da base quando esta for solicitada. A entrega não inclui senhas, chaves de integração, código-fonte, dados de outras redes ou dados que o solicitante não tenha direito de receber. Registros mantidos por controlador independente devem ser solicitados também a ele quando não estiverem sob nosso controle.
A exportação padrão não tem taxa específica. Transformações especiais e migrações assistidas podem exigir orçamento separado, sem impedir a entrega ordinária. Arquivos serão transmitidos por meio protegido; cópias temporárias de entrega e seus links serão removidos em até 30 dias da disponibilização, com orientação para download seguro. O Cliente assume a proteção da cópia que receber, sem afastar a segurança da entrega pelo Estadaria.
5. Se um Cliente ou titular pedir exclusão
O Estadaria registrará o pedido, verificará proporcionalmente identidade e autoridade, esclarecerá seu alcance e identificará se envolve dados do próprio solicitante, um usuário ou a base da propriedade. Uma conta de funcionário ou um pedido de hóspede não autoriza apagar toda a rede. Quando atuar como operador, o Estadaria executará a instrução legítima do controlador e auxiliará no atendimento dos titulares, sem executar ordens manifestamente ilícitas.
Uma instrução de eliminação completa pode tornar inviável continuar prestando o PMS e exige confirmação clara do escopo e do encerramento, sem criar obstáculos artificiais. O Cliente será informado da irreversibilidade da eliminação ativa e poderá pedir exportação antes, mas a exportação ou o período de 90 dias não serão impostos como condição para exercer um direito válido. Revogação de consentimento interrompe o tratamento baseado naquele consentimento, preservando apenas o que tiver fundamento independente válido.
Dados desnecessários, excessivos ou tratados ilegalmente deverão ser eliminados, anonimizados ou bloqueados conforme a lei. Confirmação e acesso simplificados ou completos seguem seus prazos legais próprios; o prazo operacional de 30 dias para exclusão não amplia prazos legais de resposta e não permite manter uso desnecessário enquanto se aguarda a remoção.
Ao concluir, será fornecida confirmação com conjuntos tratados, data da eliminação ativa e eventual retenção parcial, com fundamento e data de revisão. Exclusão também deve alcançar anexos, índices, filas, cópias temporárias, caches e prestadores pertinentes, conforme a possibilidade técnica e o dever legal. Reabrir contrato depois da eliminação não garante recuperar os dados.
6. Conservação excepcional
A LGPD admite hipóteses específicas de conservação após o término; nem o contrato nem o rótulo “interesse legítimo” autorizam guardar indiscriminadamente dados cuja finalidade acabou. Obrigações legais ou regulatórias, ordens válidas e exercício regular de direitos em questão concreta devem ter avaliação própria, escopo mínimo, acesso restrito, prazo e revisão. Uso exclusivo posterior nos termos do art. 16, IV, pressupõe anonimização e vedação de acesso por terceiro. Dados pseudonimizados continuam sujeitos à LGPD.
O Estadaria pode precisar conservar seus comprovantes de assinatura, registros de acesso legalmente exigidos e evidências mínimas de controvérsia ou incidente; isso não equivale a conservar todos os hóspedes. O hotel deve identificar e conservar suas próprias evidências fiscais e de hospedagem conforme as normas aplicáveis, mediante exportação ou serviço de arquivo expressamente definido. Não existe, nesta política, prazo legal universal de 5 anos para toda a FNRH ou para todas as cópias de documentos.
Retenção por litígio deve delimitar registros, fundamento, responsável, início e critério de liberação. Cessada a causa, a eliminação deverá ser retomada em até 30 dias, salvo prazo menor aplicável. Se uma lei proibir informar determinada preservação, a restrição de comunicação será documentada internamente.
7. Dispositivos e terceiros
Dispositivos desconectados não podem ser apagados remotamente com garantia absoluta. O Cliente deve instruir seus usuários a sincronizar ou resolver pendências, sair da conta e limpar o armazenamento local pertinente, sem destruir registros que ainda precisem de transferência. Exportações e cópias feitas pelo Cliente ou outro controlador independente seguem a política e a responsabilidade daquele agente. O Estadaria deve informar e acionar seus próprios operadores para replicar correções, bloqueios e eliminações exigidos.
8. Fontes
Esta política considera os arts. 15, 16, 18, 19, 37, 39 e 46 da LGPD, o Marco Civil, seu regulamento, a alteração de 2026 e as regras de registro de incidentes. A guarda de IP deve considerar a porta lógica de origem quando necessária nos termos da norma aplicável.